Hoe de API te gebruiken om enquêtes te automatiseren

Integraties API

Vereenvoudig het versturen van enquêtes en het verzamelen van antwoorden. Integreer Survio in uw website, e-shop of online applicatie via de API en automatiseer het hele proces. In dit artikel leert u hoe u de API kunt gebruiken om uw enquêtes efficiënt en tijdsbesparend te maken en nauwkeurige, makkelijk te begrijpen data te verkrijgen voor betere en snellere beslissingen.

Waarom APIs gebruiken in online enquêtes?

Door de enquête tool te koppelen aan uw informatiesysteem:

• bespaart u tijd en elimineert u handmatig werk met enquêtes en data,
• bereikt u de juiste doelgroepen op het juiste moment,
• krijgt u meer antwoorden en voltooide enquêtes,
• ziet u enquête resultaten en klantgegevens samen,
• worden de gegevens waarmee u werkt duidelijk georganiseerd.

Wat is een API en hoe werkt het?

Een API verbindt verschillende informatiesystemen of applicaties, waardoor ze met elkaar kunnen communiceren en gegevens kunnen doorgeven. Deze gegevensoverdracht vindt plaats op basis van verzoeken van het ene systeem, zoals uw applicatie, naar een ander systeem, zoals een server of database.

Simpel gezegd is een API als een koerier die uw verzoeken ontvangt, ze doorstuurt naar een specifiek systeem, aangeeft wat u gedaan wilt hebben, en vervolgens het antwoord op dat verzoek teruglevert. U kunt een API eigenlijk vergelijken met een ober in een restaurant die uw bestelling doorgeeft aan de keuken en het gerecht van uw keuze naar uw tafel brengt.

In de praktijk betekent dit dat uw systeem, bijvoorbeeld CRM, Survio opdraagt om een specifieke enquête naar specifieke mensen op specifieke tijden te sturen (bijvoorbeeld een klanttevredenheidsbeoordeling direct na het afronden van een aankoop). Survio verwerkt hun antwoorden vervolgens automatisch in duidelijke rapporten met grafieken en tabellen. De API kan ook worden gebruikt wanneer u de verzamelde gegevens terug wilt overdragen naar uw CRM, zodat u onmiddellijk kunt reageren op negatieve feedback of aanvullende processen kunt activeren indien nodig.

Zodra het hele proces is opgezet en alle triggers voor de benodigde acties zijn ingesteld, wordt de omgeving volledig geautomatiseerd, wat u tijd bespaart en u in staat stelt uw inspanningen elders in te zetten.

Laten we nu eens nader kijken naar de opzet van Survio API. Deze integratie stelt u in staat om

1. enquêtes te versturen (geautomatiseerde verzameling van antwoorden) en
2. resultaten in uw systeem te importeren (automatisch downloaden van gegevens).

Het geautomatiseerd versturen van enquêtes en het importeren van resultaten kunnen afzonderlijk, onafhankelijk van elkaar worden gebruikt. Het grootste effect en volledige automatisering wordt bereikt door beide processen te combineren.

Geautomatiseerde enquêtesdistributie

De API kan het versturen van enquêtes automatiseren op basis van vooraf gedefinieerde triggers die het proces in gang zetten. Een trigger kan vrijwel alles zijn - het voltooien van een aankoop, het bezoeken van een website, het gebruiken van een dienst, het vragen om klantenondersteuning, enz. Naast de hieronder beschreven vereisten voor het instellen van de API, moet u een enquête in Survio gereed hebben en events definiëren die het versturen van de enquête zullen activeren. Geef deze informatie door aan uw IT-specialist of softwarebeheerder voordat u de API implementeert, zodat zij alles correct kunnen instellen.

Vereisten voor het instellen van de API

Voor een correcte werking van de API zijn de volgende zaken vereist:

• een actief PRO Business plan-abonnement,
• een IT-specialist of softwarebeheerder, die verantwoordelijk is voor het instellen en operationeel maken van de API aan uw kant,
• e-mailadres(sen) van de respondenten,
• CRM-software (of ander systeem) dat API-verbinding ondersteunt.

Belangrijk: De implementatie van de API, inclusief het programmeren van de connectors die uw systeem en Survio in staat stellen te communiceren, moet worden uitgevoerd door uw IT-team.

TIP: Kies voor het Custom-plan en krijg 5 uur gratis implementatietijd. Dit kan niet alleen het werk van uw IT-specialisten of softwarebeheerders vergemakkelijken, maar ook het hele implementatieproces versnellen. We bieden graag ondersteuning en assistentie om ervoor te zorgen dat uw ervaring soepel en zonder stress verloopt. Aarzel niet om contact op te nemen met ons verkoopteam voor meer informatie.

Proces

Voordat u doorgaat met de API-integratie, waarvoor gedetailleerde documentatie beschikbaar is, moet u ervoor zorgen dat uw enquête in Survio correct is aangemaakt en aangepast. Hier is een kort overzicht:

Enquête maken

Maak uw enquête in Survio. Begin vanaf nul, kies uit kant-en-klare sjablonen, of gebruik AI om de hele enquête voor u te genereren door eenvoudig het doel ervan te beschrijven. Om het aantal verzamelde antwoorden te maximaliseren, zorgt u voor een duidelijke structuur van de enquête door korte en gerichte vragen te stellen.

E-mailuitnodigingen instellen

Ga naar de campagnebeheerder in Survio om een e-mailuitnodiging te maken met uw eigen tekst en een link naar uw enquête. We raden aan om uw logo aan de enquêtes toe te voegen, omdat het automatisch ook in de e-mails verschijnt. Dankzij het logo herkennen ontvangers uw e-mails gemakkelijk, zonder ze als spam te beschouwen. Een logo verhoogt ook de geloofwaardigheid, wat leidt tot meer ingevulde enquêtes.

Gebruik de enquête-ID

Deel de enquête-ID met uw IT-specialist/softwarebeheerder, die deze zal gebruiken bij het configureren van de API-instellingen. U vindt het in de URL van de enquête. De unieke ID dient als de belangrijkste identificator en zorgt ervoor dat de juiste enquête naar de juiste doelgroep wordt gestuurd.

Stel evenementen in voor e-mailuitnodigingen

Stem ook met uw IT-specialist af, wat de verzending van de enquêtes zal activeren. Deze parameter, genaamd een event, is cruciaal om ervoor te zorgen dat de juiste enquête op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. Een event kan van alles zijn – het voltooien van een aankoop, het gebruik van een dienst, het contact opnemen met de klantenservice, enz. Een specifiek tijdsinterval kan ook als event worden ingesteld. Bijvoorbeeld, u kunt een klant 14 dagen na aankoop van een product een enquête voor de producttevredenheid sturen, of een maand voordat het abonnement op uw diensten afloopt, als u in de SaaS-sector actief bent.

Resultaten weergeven

Als u de API alleen gebruikt om enquêtes automatisch te versturen, ziet u de samenvattende resultaten en individuele reacties in grafieken en tabellen in Survio, in de sectie 'Resultaten'. Hier kunt u rapporten downloaden in verschillende formaten of dashboards maken, waarmee u de gegevens op verschillende manieren kunt bekijken in vergelijking met standaardrapporten. U kunt deze weergaven delen met uw collega's in een e-mail, zodat zij op de hoogte blijven van de informatie die ze nodig hebben voor hun werk.

In het geval dat u de enquête-resultaten samen met klantgegevens wilt bewaren, kunt u ze met behulp van de API automatisch importeren vanuit Survio in uw CRM, bedrijfssoftware, cloud of een ander opslagplaats naar keuze.

Resultaten importeren vanuit Survio

Zoals eerder vermeld, kunnen enquête-resultaten met behulp van de API bijna overal worden opgeslagen – in uw database, CRM-systeem, cloudservice, enz. Om de gegevens correct op te slaan, moet u het geselecteerde opslagplaats configureren, dat wil zeggen bepalen hoe de gegevens worden gesorteerd en waar welke gegevens worden opgeslagen. Het doel is dat de antwoorden van vragenlijst X, die u zijn gestuurd door klant Y, altijd worden opgeslagen in een map of kaart van deze klant in uw CRM, en dat de gegevens niet door het systeem worden verward, om het zo maar te zeggen.

Door de gegevens te importeren, kunt u alle informatie die is gekoppeld aan een specifieke klant (en/of medewerker) op één plek zien, zonder dat u hoeft in te loggen op Survio. Op deze manier kunt u eenvoudig zien op welke klanten of medewerkers u zich primair moet richten en hoe u verder met hen kunt samenwerken om hun tevredenheid te verbeteren, hun loyaliteit te versterken, en uiteindelijk te voorkomen dat ze worden weggekocht door de concurrentie.

Net als bij het versturen van enquêtes, vereist het geautomatiseerd ophalen van gegevens uit Survio de actieve betrokkenheid van uw IT-afdeling, die de verbindingen tussen uw systeem en de API programmeert en evenementen instelt om deze processen te activeren.

Beheer van API-verzoeken

De API synchroniseert gegevens op basis van verzoeken – ‘requests’ die worden verzonden vanuit uw CRM of bedrijfssoftware naar Survio. Deze verzoeken worden 'API-calls' genoemd. Elke API-call downloadt 30 records, waarbij één record alle antwoorden van één respondent op één enquête bevat. Het laatste record wordt altijd opgeslagen met een uniek label om de reeds gedownloade gegevens te identificeren. Het aantal API-calls is beperkt tot 100 per 10 minuten.

Als u enquêtes vanuit Survio verzendt met e-mailuitnodigingen, gebruikt de API het e-mailadres van de respondent (d.w.z. klant, medewerker, enz.) als propojelement om de antwoorden in een map of tabblad op te slaan bij het overeenkomstige contact in uw systeem.

Voorbeeld:

Bij het initiële downloaden van antwoorden vanuit Survio zal het systeem een verzoek verzenden om de eerste 30 records (pagina 1) te downloaden. De API zal deze records vermelden en uw systeem (bijv. CRM) slaat ze op samen met een uniek label voor het laatste record, d.w.z. de laatst verzonden enquête. Dit label helpt om bestaande en nieuwe gegevens te onderscheiden bij volgende API-calls, zodat informatie niet wordt gedupliceerd. De records worden chronologisch op de pagina gesorteerd, van meest recent naar minder recent.

Stel dat u uw API-call-interval hebt ingesteld op dagelijks. Het systeem zal de volgende dag een verzoek verzenden om 30 nieuwe records (pagina 1) te downloaden. Dit keer zal de API echter slechts 20 records retourneren voordat het het laatste record met het unieke label van de vorige dag tegenkomt. Dit betekent dat 20 respondenten de enquête nu hebben voltooid. Het systeem slaat hun antwoorden op en het unieke label voor het laatste ingediende onderzoek wordt bijgewerkt.

De dag daarna roept de API Survio opnieuw op om de nieuwe antwoorden te downloaden. Omdat het het unieke recordlabel voor de laatste opgeslagen enquête niet vindt onder de 30 records (pagina 1), gaat het over tot het aanvragen van nog eens 30 records (pagina 2). Hier wordt het record met het unieke label gevonden en worden daarom alle records van pagina 1 opgeslagen, tot en met dit record op pagina 2. Het recordlabel voor de laatste verzonden enquête wordt opnieuw bijgewerkt.

Als het hele automatiseringsproces correct is ingesteld, worden de antwoorden van alle respondenten opgeslagen op de juiste plaatsen in uw systeem, bijvoorbeeld in een klantenkaart, map of profiel. Om ervoor te zorgen dat de feedback die u op deze manier verzamelt het gewenste effect heeft, moet u duidelijk bepalen hoe u met de gegevens verder gaat werken en welke vervolgstappen u daarop zult baseren.

Gebruiksgeval

Michal beheert een webwinkel voor sportartikelen en stuurt zijn klanten een tevredenheidsenquête na aankoop. De feedback levert hem veel nuttige inzichten op, maar het handmatig versturen van de enquêtes kost veel tijd en gaat ten koste van andere zakelijke en operationele activiteiten waarvoor Michal verantwoordelijk is.

Daarom besloot hij Survio te integreren in de webwinkel met behulp van de API. Samen met zijn collega, die verantwoordelijk is voor de technische ondersteuning van de webwinkel, stelt hij de benodigde connectors en events in. Elke keer dat een klant een aankoop voltooit, stuurt de webwinkel automatisch een verzoek naar Survio om de tevredenheidsenquête naar die klant te versturen. De uitnodiging met het logo van de webwinkel, een inleidend bericht en een link naar de enquête komt direct terecht in de e-mail die de klant tijdens het aankoopproces heeft opgegeven. Michal bekijkt de antwoorden rechtstreeks in Survio, waar hij de benodigde rapporten downloadt.

Gezien het aantal aankopen heeft Michal geen tijd om elke beoordeling afzonderlijk door te nemen. Daarom maakt hij gebruik van de API en stuurt de gegevens automatisch vanuit Survio terug naar de webwinkel, specifiek naar de klantendatabase. Zijn tevredenheidsenquête bevat een Net Promoter Score® (NPS®)-vraag die in één cijfer weergeeft hoe tevreden de klant was met de aankoop. Michal meet deze gegevens regelmatig en langdurig, en bij de minste daling van deze loyaliteitsindicator van de klant gaat hij meteen op zoek naar de oorzaak en mogelijke verbeteringen.

Bij het doorlopen van de gegevens in de klantendatabase richt Michal zich op beoordelingen met een lage NPS® die zijn webwinkel de afgelopen weken heeft ontvangen. Hij onderzoekt welke producten de klanten hebben gekocht en wat de reden was voor de ongunstige beoordeling. Deze klanten benadert hij rechtstreeks, probeert meer informatie te verkrijgen en, indien mogelijk, stelt hij oplossingen voor die hen helpen zijn producten en diensten te blijven gebruiken.

Op deze manier slaagt Michal erin effectief feedback van klanten te verzamelen en continu te monitoren waar zijn online bedrijf floreert en waar verbetering nodig is. Hij kan snel en tijdig reageren op de kleinste tekenen van ontevredenheid, en dankzij de automatisering van het hele proces heeft hij de ruimte om zich op andere activiteiten te richten. Bovendien gebruikt hij de aanbevelingen van klanten om het aanbod uit te breiden met nieuwe producten en diensten, om zo de verkoop te stimuleren, nieuwe doelgroepen aan te spreken en de omzet van de webwinkel te verhogen.

Samenvatting

Het gebruik van API's om enquêtes te automatiseren vereenvoudigt en versnelt het proces van het verzamelen van feedback en stelt je in staat om diensten, producten en processen te verbeteren op basis van een beter begrip van de behoeften van je klanten, werknemers en andere doelgroepen waarop je je richt. Tegelijkertijd kun je snel inspelen op hun suggesties en worden je beslissingen onderbouwd met echte data.

We begrijpen dat de implementatie van een API een uitdagend proces kan zijn in termen van tijd, middelen en financiële middelen. Als je geen IT-expert in je team hebt die de installatie en configuratie van je systeem verzorgt, kunnen we een op maat gemaakte offerte maken die de implementatiewerkzaamheden omvat, uitgevoerd door Survio.

Door het handmatige versturen van enquêtes, verwerken van reacties en opslaan van resultaten te automatiseren, kun je je meer richten op de evaluaties zelf en hoe je daaruit voordelen kunt halen. Ontwikkel wat je klanten of werknemers waarderen en verbeter wat zij als tekortkomingen zien – efficiënt, zonder onnodige spreadsheets en zonder angst voor fouten.

Procesautomatisering zal je enquêtes stroomlijnen en je in staat stellen systematisch feedback te verzamelen die je vertelt welke behoeften je klanten of werknemers hebben. Vergroot hun tevredenheid en loyaliteit, creëer een motiverende werkomgeving, en zoek nieuwe kansen. Bouw een merk op waarvan de producten en diensten altijd hun klanten zullen vinden, wat de prestige en duurzame groei van je bedrijf waarborgt.

• Integraties
• Deze integratie uitproberen