Jak využít API pro automatizaci průzkumů

Integrace API

Zjednodušte si práci s rozesíláním dotazníků a sběrem odpovědí. Integrujte Survio do svých webových stránek, e-shopu nebo online aplikace pomocí API a celý proces automatizujte. V tomto článku se dozvíte, jak API využít, aby byly Vaše průzkumy efektivní, časově nenáročné a přinášely Vám přesná a srozumitelná data, na jejichž základě se budete umět lépe a včas rozhodovat.

Proč používat API v online průzkumech?

Díky propojení dotazníkového nástroje a Vašeho informačního systému

• ušetříte čas a odbouráte manuální práci s dotazníky a daty,
• oslovíte správné cílové skupiny ve správný čas,
• získáte víc odpovědí a vyplněných dotazníků,
• uvidíte výsledky průzkumu a údaje o zákaznících pohromadě,
• budou data, se kterými pracujete, přehledně uspořádaná.

Co je API a jak funguje

Rozhraní API propojuje různé informační systémy nebo aplikace, kterým umožňuje komunikovat mezi sebou a navzájem si předávat data. Tento datový přenos probíhá na základě požadavků z jednoho systému, např. Vaše aplikace, do jiného, např. server nebo databáze.

Zjednodušeně řečeno, API je jako kurýr, který přijímá Vaše požadavky, předává je konkrétnímu systému, kterému řekne, co chcete udělat a následně Vám na daný požadavek přináší odpověď. API si vlastně můžete představit jako číšníka v restauraci, který předává Vaši objednávku do kuchyně a na stůl servíruje pokrm podle Vašeho výběru.

V praxi to znamená, že Váš systém, např. CRM, řekne Surviu, aby poslalo konkrétním lidem v konkrétní dobu konkrétní dotazník (např. hodnocení spokojenosti zákazníka bezprostředně po dokončení nákupu). Jejich odpovědi pak Survio automaticky zpracuje do přehledných reportů s grafy a tabulkami. API se dá použít i v případech, kdy chcete získaná data přenést zpět do svého CRM, tak abyste mohli okamžitě reagovat na negativní zpětnou vazbu nebo podle aktuální potřeby spustit další procesy.

Jakmile jsou definovány všechny požadavky a nastaveny akce, které tyto požadavky mají vyvolat, systém může fungovat zcela automatizovaně, což šetří Váš čas a Vy se můžete věnovat jiným činnostem.

Pojďme se nyní blíže podívat na nastavení Survio API. Tato integrace Vám umožní

1. rozesílat dotazníky (automatizovaný sběr odpovědí) a
2. importovat výsledky do Vašeho systému (automatické stahování dat).

Automatizované rozesílání dotazníků a import výsledků lze využívat odděleně, nezávisle na sobě. Největšího efektu a úplné automatizace dosáhnete spojením obou procesů.

Automatizované rozesílání dotazníků

API může automatizovat rozesílání dotazníků na základě tzv. eventů, které celý proces spouští. Eventem může být téměř cokoliv – dokončení nákupu, návštěva webové stránky, využití služby, dotaz na zákaznickou podporu apod. Mimo požadavky na nastavení API popsané níže, musíte mít připravený dotazník v Surviu a vydefinované eventy, které budou rozesílání dotazníku spouštět. Tyto informace poskytněte Vašemu IT specialistovi nebo softwarovému administrátorovi před implementací API, aby mohl vše správně nastavit.

Požadavky na nastavení API

Ke správnému fungování API je potřeba následující:

• aktivní předplatné plánu PRO Business,
• IT specialista nebo softwarový administrátor, zodpovědný za nastavení a zprovoznění API na Vaší straně,
• e-mail (nebo e-maily) respondentů,
• CRM software (příp. jiný systém), který podporuje propojení pomocí API.

Důležité: Implementaci API, včetně naprogramování konektorů, které propojí Váš systém se Surviem a umožní jejich vzájemnou komunikaci, provádí Vaše IT oddělení.

TIP: Vyberte si plán Custom a získejte implementační čas v rozsahu 5 hodin zdarma. Usnadníte práci svému IT oddělení a výrazně zkrátíte proces implementace. V případě potřeby rádi poskytneme další podporu, aby integrace Survia do Vašeho systému pomocí API proběhla hladce a fungovala podle očekávání. Pokud budete mít jakékoliv doplňující dotazy, neváhejte kontaktovat náš obchodní tým.

Proces

Pro správnou konfiguraci API doporučujeme projít přiloženou dokumentaci. Ještě předtím se však ujistěte, že Váš dotazník v Surviu má všechny otázky a potřebné nastavení, aby Vám přinášel smysluplná a užitečná data. Zde je stručný přehled, na co se zaměřit:

Vytvořte dotazník

Základem je mít připravený dotazník v Surviu. Sestavte si vlastní sadu otázek, použijte některou z hotových šablon a nebo vytvořte dotazník pomocí umělé inteligence (AI). Jednoduše popište, co je cílem Vašeho průzkumu. Snažte se mít dotazník přehledný, s jasně formulovanými otázkami. Stručné a srozumitelné dotazníky se snáze vyplňují a mají vyšší návratnost.

Nastavte e-mailové pozvánky

Přejděte v Surviu na sběr odpovědí, kde si vytvoříte e-mailovou pozvánku s vlastním textem. Pozvánka zároveň obsahuje odkaz na Váš dotazník. Pokud si do dotazníku vložíte vlastní logo, objeví se automaticky i v e-mailové pozvánce. Logo v e-mailu zvyšuje jeho důvěryhodnost. Takový e-mail nepůsobí jako spam, příjemce jej bez obav otevře a dotazník vyplní. Více vyplněných dotazníků znamená více nasbíraných odpovědí.

Použijte identifikační označení (ID) dotazníku

Pro správnou konfiguraci API a automatizované rozesílání pozvánek bude Váš IT specialista nebo softwarový administrátor potřebovat identifikační označení dotazníku, které najdete v jeho url adrese. Tato unikátní kombinace písmen a číslic zajistí, že se budou odesílat správné dotazníky správným lidem, bez ohledu na to, kolik průzkumů provádíte současně.

Nastavte eventy pro e-mailové pozvánky

Se svým IT specialistou se také dohodněte, co bude spouštět odesílání dotazníků. Tento parametr, tzv. event, je klíčový pro to, aby správným lidem přišel ve správný čas správný dotazník. Event může být cokoliv - dokončení nákupu, využití služby, kontakt se zákaznickou podporou apod. Jako event se dá nastavit také konkrétní časový interval. Zákazníkovi můžete poslat dotazník hodnocení spokojenosti s produktem např. 14 dní po zakoupení produktu, nebo měsíc před vypršením předplatného pro Vaše služby, pokud působíte v segmentu SaaS.

Zobrazování výsledků

Pokud budete API používat pouze k automatickému rozesílání dotazníků, souhrnné výsledky a jednotlivé odpovědi v grafech a tabulkách uvidíte v Surviu, v sekci ‘Výsledky’. Zde můžete stahovat reporty v řadě formátů nebo vytvářet dashboardy, které oproti standardním reportům umožňují různé pohledy na získaná data. Tyto pohledy nasdílíte svým kolegům do e-mailu, aby měli průběžně informace, které pro svou práci potřebují.

V případě, že chcete mít výsledky průzkumu pohromadě s daty o zákaznících, pomocí API je můžete automaticky importovat ze Survia do Vašeho CRM, firemního softwaru, cloudu, nebo jakéhokoliv úložiště, které si pro tento účel zvolíte.

Import výsledků ze Survia

Jak už bylo řečeno, výsledky z průzkumu lze pomocí API ukládat téměř kamkoliv - do Vaší databáze, CRM systému, cloudové služby atd. Aby se data ukládala správně, je zapotřebí vybrané úložiště nakonfigurovat, tzn. určit, jak se budou data třídit a kam se který údaj bude zapisovat. Cílem je, aby se odpovědi z dotazníku X, který Vám poslal zákazník Y, vždy ukládaly do složky nebo na kartu tohoto zákazníka i ve Vašem CRM a nedocházelo ke znehodnocení dat tím, že systém bude, lidově řečeno, míchat jablka s hruškami.

Díky importu dat uvidíte všechny informace vázané ke konkrétnímu zákazníkovi (a/nebo zaměstnanci) na jednom místě, bez nutnosti přihlašovat se do Survia. Tímto způsobem snadno zjistíte, kterým zákazníkům nebo zaměstnancům se musíte primárně věnovat a jak s nimi dále pracovat, abyste zlepšili jejich spokojenost, posílili loajalitu a v konečném důsledku předešli tomu, že je uloví konkurence.

Stejně jako u rozesílky dotazníků, bude i v případě automatizovaného stahování dat ze Survia potřeba aktivní zapojení Vašeho IT oddělení, které naprogramuje propojení mezi Vaším systémem a API a nastaví eventy pro spouštění těchto procesů.

Správa API requestů

API synchronizuje data na základě požadavků – ‘requestů’, posílaných z Vašeho CRM nebo firemního softwaru do Survia. Těmto požadavkům říkáme ‘API cally’ nebo též ‘API volání’. Každé API volání stáhne 30 záznamů, přičemž jeden záznam zahrnuje všechny odpovědi z jednoho dotazníku od jednoho respondenta. Poslední záznam se vždy uloží s unikátním označením pro identifikaci již stažených dat. Počet API volání je omezen na 100 za 10 minut.

Pokud dotazníky posíláte ze Survia pomocí e-mailových pozvánek, API použije e-mailovou adresu respondenta (tj. zákazníka, zaměstnance apod.) jako propojující prvek pro uložení odpovědí do složky nebo na kartu k odpovídajícímu kontaktu ve Vašem systému.

Příklad:

Při úvodním stahování odpovědí ze Survia systém pošle požadavek na stažení prvních 30 záznamů (strana 1). API tyto záznamy vypíše a Váš systém (např. CRM) si je uloží společně s unikátním označením posledního záznamu, tj. dotazníku, který byl odeslán jako poslední. Toto označení pomáhá rozslišit stávající a nová data při následujících API voláních, aby se informace neukládaly duplicitně. Záznamy jsou na stránce řazeny chronologicky od nejnovějších.

Dejme tomu, že jste si interval API volání nastavili na denní. Systém tak pošle požadavek na stažení 30 nových záznamů (strana 1) následující den. Tentokrát však API vrátí jen 20 záznamů, než narazí na poslední záznam s unikátním označením z předešlého dne. To znamená, že dotazník nově vyplnilo 20 respondentů. Systém si jejich odpovědi uloží a aktualizuje se unikátní označení záznamu pro poslední odeslaný dotazník.

Den na to API opět provolá Survio s požadavkem na stažení nových odpovědí. Vzhledem k tomu, že mezi 30 záznamy (strana 1) nenajde unikátní označení záznamu posledního uloženého dotazníku, pokračuje požadavkem na dalších 30 záznamů (strana 2). Zde se záznam s unikátním označením vyskytuje a proto se ukládají všechny záznamy ze strany 1, až po tento záznam na straně 2. Označení záznamu pro poslední odeslaný dotazník se opět aktualizuje.

Pokud je celý proces automatizace správně nastaven, odpovědi všech respondentů se budou ukládat na příslušná místa ve Vašem systému, např. do karty zákazníka, složky nebo profilu. Aby Vám zpětná vazba, kterou takto sbíráte, přinášela potřebný efekt, ujasněte si, jak s daty budete dál pracovat a jaké další kroky na jejich základě podniknete.

Příklad užití

Michal provozuje e-shop se sportovním vybavením a svým zákazníkům posílá dotazník spokojenosti s nákupem. Zpětná vazba mu přináší spoustu užitečných podnětů, ale manuální rozesílka je časově náročná a bere prostor dalším obchodním a provozním aktivitám, za které je Michal zodpovědný.

Z tohoto důvodu se rozhodl integrovat Survio do e-shopu pomocí API. Společně s kolegou, který prostředí e-shopu technicky obsluhuje, nastaví potřebné konektory a eventy. Pokaždé, když zákazník dokončí nákup, dává e-shop automatický požadavek Surviu na odeslání dotazníku spokojenosti danému zákazníkovi. Pozvánka s logem e-shopu, úvodním sdělením a odkazem na dotazník přichází přímo do e-mailu, který zákazník zadal během nákupního procesu. Odpovědi si Michal prohlíží přímo v Surviu, odkud stahuje potřebné reporty.

Vzhledem k množství nákupů nemá Michal čas procházet hodnocení jedno po druhém. Proto využívá API a automaticky posílá data ze Survia zpět do e-shopu, konkrétně do databáze zákazníků. Jeho dotazník spokojenosti obsahuje otázku Net Promoter Score® (NPS®), která jediným číslem ukáže, do jaké míry byl zákazník s nákupem spokojený. Michal tyto údaje měří pravidelně a dlouhodobě a při sebemenším poklesu tohoto ukazatele zákaznické loajality ihned hledá příčinu a možnosti, co a kde je potřeba změnit nebo zlepšit.

Při procházení dat v databázi zákazníků se Michal zaměřuje na hodnocení s nízkým NPS®, které jeho e-shop obdržel v několika posledních týdnech. Zjišťuje, jaké zboží který zákazník zakoupil a co bylo důvodem nepříznivého hodnocení. Tyto zákazníky přímo kontaktuje, snaží se získat bližší informace a je-li to alespoň trochu možné, navrhuje řešení, která přispějí k tomu, že budou jeho produkty a služby využívat i nadále.

Tímto způsobem se Michalovi daří efektivně sbírat zpětnou vazbu zákazníků a průběžně sledovat, kde se jeho online podnikání daří a čemu je potřeba věnovat pozornost s ohledem na zlepšení. Dokáže rychle a včas reagovat na sebemenší projevy nespokojenosti a díky automatizaci celého procesu má prostor věnovat se dalším aktivitám. Doporučení zákazníků navíc využívá k rozšiřování nabídky o nové produkty a služby, aby podpořil jejich prodej, oslovil nové cílové skupiny a zvyšoval obrat e-shopu.

Shrnutí

Využití API k automatizaci průzkumů výrazně zjednodušuje a zrychluje proces sběru zpětné vazby a umožní Vám zlepšovat služby, produkty a procesy na základě pochopení potřeb Vašich zákazníků, zaměstnanců a dalších skupin respondentů, na které se zaměřujete. Zároveň budete schopní včas reagovat na jejich podněty a Vaše rozhodnutí budou podložená reálnými daty.

Jsme si vědomi, že pro Vás může být implementace API náročným procesem z pohledu času, zdrojů a finančních prostředků. Pokud nemáte ve svém týmu odborníka na IT, který by se o nastavení a konfiguraci Vašeho systému postaral, umíme vytvořit cenovou nabídku na míru, která bude zahrnovat implementační práce provedené společností Survio.

Díky automatizaci manuálního rozesílání dotazníků, zpracovávání odpovědí a kopírování výsledků se budete moci víc soustředit na samotná hodnocení a na to, jak z nich těžit. Rozvíjejte to, co Vaši zákazníci nebo zaměstnanci oceňují a zlepšujte se tam, kde vidí nedostatky - efektivně, bez zbytečných tabulek a obav z pochybení.

Automatizace procesů zefektivní Vaše průzkumy a umožní Vám systematicky sbírat zpětnou vazbu, která Vám napoví, jaké potřeby mají Vaši zákazníci nebo zaměstnanci. Zvyšujte jejich spokojenost a loajalitu, vytvářejte motivující pracovní prostředí, hledejte nové příležitosti. Budujte značku, jejíž produkty a služby si vždy najdou své odběratele, kteří zajistí Vaší společnosti prestiž a trvalý růst.

• Integrace
• Vyzkoušet tuto integraci