12+1 astuces pour augmenter le nombre de questionnaires remplis
Vous avez créé votre questionnaire et vous aimeriez recevoir le plus de réponses possibles (s’adresser aux plus de répondants possibles)?
La réponse est claire : oui. Obtenir le maximum de réponses est l’objectif de base de tous les enquêteurs. Dans cet épisode de la série sur les questionnaires en-ligne, on vous donnera même plusieurs astuces et conseils pour augmenter la rentabilité de vos questionnaires.
Astuce n° 1: Réfléchissez sur vos répondants
Tout d’abord, il faut répondre à la question: Pourquoi les répondants devraient-ils remplir mon questionnaire? Pour la plupart des gens, le remplissage de questionnaires est une perte du temps. Essayez de vous mettre dans leur peau et répondez aux questions suivantes:
- Qu’est-ce qui devrait motiver le répondant à remplir le questionnaire?
- Le questionnaire est-il assez court et clair?
- Les questions sont-elles assez compréhensibles et claires?
- Le répondant apprendra-t-il dans quels buts ses réponses seront utilisées?
- Les questions ne sont-elle pas trop intimes?
Si vous hésitez en répondant à une ou plusieurs de ces questions, il vaut mieux modifier votre questionnaire. Pour savoir comment, vous pouvez vous inspirer par nos astuces suivantes.
Astuce n° 2: Écrivez une bonne introduction de votre questionnaire
Imaginez que vous avez envoyé à quelqu’un un lien de votre questionnaire avec une invitation à le remplir. Vous avez également demandé aux répondants de partager votre questionnaires avec d’autres personnes. La personne à qui vous vous êtes adressée est peut-être au courant de ce que le questionnaire contient et pourquoi il devrait le remplir, car il le fait pour vous. Mais cette information va peut-être manquer aux autres répondants potentiels.
Pourquoi on en parle ? Parce qu’il arrive souvent que les enquêteurs qui créent leur questionnaire sur Survio, sous-estiment l’importance du texte initial.
Il est nécessaire que l’introduction soit assez courte, car personne ne va lire un texte très long. Le texte initial devrait contenir toutes les informations importantes. Ce qui peut vous aider pendant la préparation de l’introduction, c’est de répondre aux questions : QUI, QUOI, QUAND, POURQUOI, COMMENT et COMBIEN DE TEMPS.
On va parler de toutes ces parties de l’introduction séparément et vous montrer des exemple.
QUI – Qui a préparé le questionnaire?
QUOI – Que contient le questionnaire? Quel est le sujet du questionnaire?
QUAND – le questionnaire peut être limité en temps, ce qui est important à préciser. La limitation de dates peut stimuler les gens à le remplir tout de suite. En plus, cela peut permettre d’économiser le temps des répondants qui rempliraient le questionnaire trop tard, quand vous ne collectez plus de réponses.
POURQUOI – ites pourquoi les répondant devraient remplir le questionnaire. Il n’est pas facile de motiver les répondants, mais même une courte explication de l’existence du questionnaire peut aider. Pour ce faire, on utilise souvent des expressions psychologiques du genre: le questionnaire peut aider à améliorer. Il faut souligner que l’opinion du répondant est très importante et elle ne se perdra pas.
Si vous avez des moyens, vous pouvez motiver les répondants par exemple par une compétition, des bons de réduction ou par la possibilité de recevoir un cadeau.
En plus, vous pouvez profiter de votre questionnaire pour faire une publicité. A la fin du questionnaire, vous pouvez offrir une réduction aux répondants et le rediriger vers votre site web (e-shop) où ils pourront profiter immédiatement de leur réduction. Les gens ont d’habitude tendance à profiter d’une réduction si ils ont fait certains efforts pour l’obtenir.
Parfois, il est utile d’attirer les répondants en leur promettant de leur montrer les résultats de la recherche à laquelle ils participent. Ils peuvent ainsi comparer leurs réponses avec les autres, ce qui peut être intéressant pour eux. Exemple : Après avoir rempli ce questionnaire, on vous montrera les résultats actuels afin de pouvoir comparer vos réponses avec celles des autres répondants.
COMMENT – expliquez comment remplir le questionnaire et comment les réponses vous seront envoyées. C’est très important à préciser, car pas tout le monde est assez expérimenté en technologies et souvent ils n’ont pas idée que l’envoi du questionnaire est très simple, juste par un seul clic sur le bouton Envoyer. C’est une raison fréquente pourquoi les gens ne veulent pas remplir les questionnaires.
COMBIEN DE TEMPS – il est recommandé de préciser combien de temps le remplissage du questionnaire prendra aux répondants. Moins de temps est mieux que plus. Essayez de mesurer le temps tout seul et soyez francs.
Dans l’introduction, on peut ajouter encore d’autres informations, mais un texte très long sera ignoré par les répondants. Pour éviter ce problème, vous pouvez énumérer toutes les informations dans une liste avec des puces. N’oubliez pas de remercier les répondants dans l’introduction!
Voici trois exemples d’introduction à comparer. Lequel vous motiverait plus à remplir?
Sondage sur la satisfaction des clients
Veuillez remplir ce questionnaire.
ou
Sondage sur la satisfaction des clients
Bonjour, je m’appelle Martin Dupont et je m’occupe des clients de la société Survio. Votre satisfaction est très importante pour nous. Je voudrais vous demander alors de remplir ce court questionnaire qui ne vous prendra pas plus de 5 minutes et qui nous aidera à améliorer la qualité de nos services. Le questionnaire sera disponible jusqu’à la fin de janvier 2017. Pour envoyer vos réponses, il suffit de cliquer sur le bouton Envoyer en bas du questionnaire.
Votre opinion est importante pour nous. Merci.
ou
Sondage sur la satisfaction des clients
Bonjour, je m’appelle Martin Dupont et je travaille pour la société Survio. On apprécie beaucoup vos opinions et on voudrait vous demander de remplir ce court questionnaire.
- Pourquoi on le fait: on veut améliorer nos services pour vous
- Combien de temps ça prendra: max 5 minutes
- Comment l’envoyer: il suffit de cliquer sur le bouton Envoyer à la fin du questionnaires
- Jusqu’à quand: il faut remplir le questionnaire avant la fin de janvier 2017
On vous remercie
Astuce n° 3: Divisez le questionnaire en plusieurs parties
Il est possible de ne créer qu’une seule page de questionnaire où le répondant peut descendre à l’aide de sa souris. L’inconvénient est que le répondant voit ainsi le questionnaire entier et peut le trouver trop long, éventuellement trop compliqué et peut perdre absolument la motivation de le remplir. La possibilité d’une seule page peut être utilisée seulement pour de courts questionnaires de maximum 5 questions.
L‘autre possibilité est de diviser le questionnaire en plusieurs pages et éviter ainsi la nécessité de descendre le questionnaire. Ça empêchera aussi d’influencer les répondants par les questions suivantes. Vous pouvez régler le questionnaire pour permettre aux répondants de retourner vers les questions suivantes.
En divisant les questions sur les pages séparées, vous augmenterez le nombre de questionnaires remplis et complets.
Astuce n° 4: Montrer la progression du remplissage
En divisant les questions dans le questionnaire, on devrait opter aussi pour la fonctionnalité d’afficher l’information sur la progression du remplissage du questionnaire. Cela permet aux répondants d’être au courant de la durée restante du remplissage. N’oubliez pas ce que vous avez promis dans l’introduction du questionnaire. Remplir un questionnaire de 20 questions ne va probablement pas prendre que 5 minutes. L’affichage de la progression du remplissage est montrée sur l’image suivante.
Astuce n° 5: Raccourcissez le questionnaire
La longueur du questionnaire est un aspect très important qui influence le nombre de réponses reçues. Plus le questionnaire est long, moins les répondants ont envie de le remplir et plus ils cochent la réponse «Je ne sais pas, je ne peux pas répondre». Essayez alors de faciliter les questionnaires le plus possible, pour que les répondants réussissent à finir le questionnaire sans problème.
Exemple:
Il arrive souvent que les enquêteurs ne remarquent pas la duplicité des questions. Regardez l’exemple suivant avec deux questions typiques et essayez de réfléchir comment le faciliter:
Vous avez raison. La deuxième question répond aussi à la première,, parce que celui qui ne boit pas de vin répondra « je ne bois pas de vin », les autres choisiront une autre réponse. On économisera alors toute une question. Souvent on peut réduire ainsi la longueur du questionnaire même d’un quart.
Attention à la situation où la première question joue un rôle spécifique, par exemple sert comme question filtre (question qui redirige le répondant dans un autre endroit du questionnaire ; plus d’infos en bas).
Après avoir créé le questionnaire, relisez-le et essayez-de trouver les questions possibles à faciliter, effacer ou lier.
Astuce n° 6: N’utilisez pas de design extravagant pour votre questionnaire
En créant un questionnaire en-ligne, n’utilisez pas trop d’éléments de design extravagants. Cela pourrait distraire les répondants et les empêcher de finir le questionnaire. Optez plutôt pour des éléments visuels simples qui attirent les répondants et les stimulent à répondre aux questions.
Astuce n° 7: Rendez vos questions plus pertinentes
Il arrive souvent que dans les questionnaires, il y ait des questions auxquelles pas tous les répondants peuvent répondre. Il est inutile que ces répondants y perdent du temps. Voici un exemple simple:
Le répondant qui ne boit pas de café n’est pas obligé de voir la question sur la marque de café, car il ne peut pas y répondre. Il y a tout un tas d’exemples comme ça.
Pour éviter ce problème, il est recommandé d’utiliser dans le questionnaire la fonctionnalité appelée la logique ou aussi la question filtre (voir l’astuce suivante).
Astuce n° 8: Utilisez l’interactivité et la logique dans votre questionnaire
La solution pour le problème précédent est une fonctionnalité très utile qui rendra votre questionnaire plus professionnel : la logique, souvent appelée aussi la question filtre.
Régler les paramètres sur Survio est très facile. Après avoir créé le questionnaire, cliquez sur «branchement conditionnel (sauter des questions)» et réglez les conditions d’affichage des questions (voir l’image suivante). La création des conditions est très facile, il suffit de sélectionner l’endroit où rediriger le répondant après avoir répondu à la question, par exemple aussi à la fin du questionnaire. Avec Survio, vous n’êtes absolument pas limités en nombre de structures logiques. Vous pouvez créer une logique pour plusieurs questions.
L’interactivité rend tout le questionnaire plus agréable et intéressant. Si vous utilisez le branchement conditionnel ou l’affichage aléatoire des questions ciblées aux caractéristiques spécifiques du répondant, vous augmenterez le nombre de questionnaires remplis.
Astuce n° 9: Facilitez la structure du questionnaire
Il nous arrive souvent de voir des questionnaires blindés de questions simples, par exemple sur la consommation:
- buvez-vous du café? (oui / non)?
- buvez-vous du vin? (oui / non)
- buvez-vous de la bière? (oui / non)
- buvez-vous des liqueurs? (oui / non)
- etc.
Dans le questionnaire, il y a alors plein de questions qui prennent de la place absolument inutilement. Vous obtiendriez les mêmes réponses en posant la question différemment: «Lesquelles des boissons suivantes buvez-vous ? Café, vin, bière, liqueurs…» Et vous ne créeriez ainsi qu’une seule question à choix multiple.
Si la question est plus compliquée et on ne se contente pas de la réponse oui X non, mais on veut par exemple utiliser une échelle (par ex. plusieurs fois par semaine, une fois par semaine, etc.), on peut très bien poser cette question sous forme de batterie de questions (souvent appelé la matrice). Vous pouvez voir un exemple sur l’image suivante. Figurez-vous que grâce à ce type de question on a économisé beaucoup de place et le répondant n’est pas obligé de se concentrer sur de nouvelles questions ne différant que par la boisson. Le remplissage du questionnaire sera plus rapide.
Astuce n° 10: Évitez l’utilisation fréquente de questions ouvertes, compliquées et longues
Il y a deux raisons pour ne pas utiliser trop souvent les questions ouvertes. La première raison est la perte de temps du répondant. Écrire une réponse textuelle prend beaucoup plus de temps que cocher une case et cela peut démotiver les répondants à continuer à répondre aux questions suivantes.
La deuxième raison est la difficulté de l’analyse des résultats, car d’habitude, l’analyse des réponses aux questions ouvertes se fait manuellement et est assez exigeante en temps.
Dans la plupart des cas, il vaut mieux remplacer les questions ouvertes par des questions fermées. Faites-le surtout quand pendant la phase d’essai du questionnaire (avec plusieurs répondants) vous arrivez à trouver toutes les réponses possibles à la question.
Cependant, dans certains cas il ne faut pas hésiter d’opter pour la question ouverte. La raison principale de l’utiliser est le besoin de connaître des opinions et des attitudes des répondants. Cela ne peut pas être demandé par une question fermée.
Une autre raison pour utiliser la question ouverte est le besoin d’obtenir une réponse authentique. Surtout si vous ne voulez pas influencer votre répondant par des réponses proposées. Le genre de questions typique à formuler comme une question ouverte est la question TOM (Top of mind) qui demande au répondant d’écrire la première chose qui lui vient à l’esprit. Voici un exemple.
Exemple: Vous pouvez demander au répondant quelle marque de café il connaît. Il existe plusieurs façon de formuler la question, mais dans ce cas-ci, on se focalise sur les réponses. Si vous proposez des réponses à cocher, ça veut dire que vous énumérez plusieurs marques de café, le répondant en cochera obligatoirement quelques-unes grâce au fait que vous les lui avez rappelées. Mais si vous utilisez la question ouverte et vous ne proposez pas de réponses, vous êtes sûr que le répondant n’écrira que celles qui lui viennent à l’esprit, c’est-à-dire celles qui sont au «top of mind».
Astuce n° 11: Utilisez le langage des répondants
Mettez-vous dans la peau de vos répondants et adaptez le langage à eux. Il arrive souvent que les enquêteurs créent un très joli questionnaire, mais il est tellement spécialisé que les répondants ont du mal à comprendre des questions. Pour cela, évitez d’utiliser des expressions spécialisées ou des emprunts d’autres langues. Il est recommandé de vérifier la compréhension du questionnaire dans le groupe cible et s’assurer que tout le monde comprenne les questions.
Astuce n° 12: Faites attention aux fautes formelles et grammaticales
Des fautes formelles et grammaticales baissent la qualité de votre questionnaire, ainsi que des questions insensées, incompréhensibles ou pleines de fautes facto-graphiques.
Dernière astuce supplémentaire: N’oubliez pas de proposer aux répondants de vous écrire leurs opinions et remarques
A la fin du questionnaire, il est recommandé d’ajouter un espace aux répondants pour écrire leurs opinions. Souvent, il peut s’agir d’une critique négative. Vous serez peut-être étonnés de voir ce que les répondants vous écrivent comme remarques. A nous, il nous arrive souvent de recevoir beaucoup de messages très pratiques et souvent même assez drôles.
Les messages vous permettent d’obtenir plein d’informations utiles que vous n’auriez jamais apprises si vous n’aviez pas ajouté un espace textuel dans votre questionnaire. Parfois, les répondants peuvent aussi vous signaler une faute que vous pouvez immédiatement corriger..
Petit glossaire*
- Répondant – participant d’un sondage qui répond à des questions
- Rentabilité du questionnaire – le nombre de questionnaires complètement remplis et envoyés
- Phase d’essai – il s’agit d’une vérification du questionnaire avant sa publication officielle. Elle se fait sur un petit nombre de répondants. La phase d’essai permet de découvrir des fautes éventuelles et de compléter des réponses qui manquent. Pour les questionnaires en-ligne, il est recommandé d’utiliser dans cette phase des questions semi-fermées qui permettent aux répondants d’ajouter leur propre réponse
- Questions filtre – appelées aussi la logique, elles servent à créer une structure logique du questionnaire et un passage efficace du répondant. Elles permettent de cacher ou sauter des questions qui ne sont pas pertinentes pour le répondant
- Batterie de questions – c’est un type de question qui lie plusieurs questions sélectives (à réponse unique) ou alternatives (à choix multiple) dans une seule question claire. La forme de cette question est similaire à un tableau. La condition pour pouvoir utiliser ce type de question est d’avoir les mêmes réponses proposées pour toutes les questions. Elle s’utilise typiquement pour plusieurs questions avec la même échelle de réponses
- TOM – question « Top of Mind », traduit en français comme « au sommet de l’esprit », est un type de questions qui s’utilise pour obtenir des informations dont le répondant se rappelle le plus. Dans ce cas-ci, on utilise typiquement la question ouverte
Ressources:
- Lozar Manfreda, Batagejl a Vehovar: Design of Web Survey Questionnaires: Three Basic Experiments, 2002, University of Ljubljana
- Deutskens et al: Response Rate and Response Quality of Internet-Based Surveys: An Experimental Study, Marketing Letters, 2004, Netherlands.
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