Multi-User-Konto – Verwalten Sie mehrere Konten auf einmal

Möchten Sie Survio effizient und in vollem Umfang nutzen? Möchten Sie einen Zugriff auf Survio für mehrere Menschen auf einmal einrichten? Möchten Sie Survio besser in Ihre Firmenprozesse integrieren? Wir möchten Ihnen eine Lösung vorstellen: Ein Multi-User-Konto, dass Kleinunternehmen, Agenturen sowie Großunternehmen helfen wird, die Kosten zu optimieren und die Zeit besser zu nutzen.

Bekommen Sie mehr individuelle Benutzerkonten unter ein Dach (und in eine Rechnung), verwalten Sie alle Konten von einer Stelle aus und bewahren Sie Überblick über die einzelnen Aktivitäten, die auf den individuellen Konten verlaufen. Auf diese Art und Weise werden Sie den gesamten Prozess der Beschaffung und Nutzung der Survio-Plattform unter Kontrolle haben.

In den einzelnen Kapiteln dieses Artikels lernen Sie die erforderlichen Details zur Funktionsweise des Multi-User-Kontos kennen. Im ersten Abschnitt des Artikels werden Tipps zur praktischen Nutzung des Multi-User-Kontos erwähnt. Der zweite Abschnitt befasst sich mit technischen Themen für die einzelnen Funktionen.

Multi-User-Konto für Klein- und Mittelunternehmen

Sind Sie ein kleines Team oder leiten Sie ein Kleinunternehmen? Am einfachsten wird es für Sie sein, einen Zugriff für 3–5 Menschen einzurichten. Wie geht das? Schauen Sie sich in unserer Preisliste die Variante „BUSINESS“ an. Gerade für Sie habe wir ein Abonnement mit der Bezeichnung SMALL und MEDIUM im Angebot. Die Funktionen des Abonnements SMALL und MEDIUM, die dann die einzelnen Benutzer*innen im Rahmen des Multi-User-Kontos benutzen können, entsprechen den Funktionen des höchsten Pakets ELITE aus der Kategorie „PERSONAL“.

Neben einem Vorzugspreis für mehrere Benutzer*innen bekommen Sie jedoch wesentlich mehr. Ein Multi-User-Konto gibt Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

• Benutzerinnen und Benutzer per E-Mail-Einladung (im Rahmen der bestellten Benutzeranzahl) einzuladen oder zu löschen,
• diverse Rollen (Inhaber*innen, Administrator*innen, Editor*innen) für die Benutzer*innen festzulegen,
• die Aktivitäten der Benutzer*innen zu verfolgen (dies ist von Vorteil, wenn ein Problem auftaucht und nach der Ursache und derjenige, der einen Fehler machte, gesucht werden muss),
• das Teilen von Zugriffsdaten an mehrere Personen zu vermeiden, da sich jeder Benutzer*innen unter seinem oder ihrem eigenen Konto anmeldet,
• alles im Rahmen einer Zahlung und einer Rechnung zu erledigen.

Die Details zu allen diesen Funktionen erfahren Sie in den nächsten Kapiteln. Wie kann ein Klein- oder Mittelunternehmen ein Multi-User-Konto konkret nutzen?

Beispiel: Die Firma Strudel, die einen Onlineshop mit Haushaltswaren betreibt, möchte Informationen von der Kundschaft sowie den Angestellten erheben. Die Marketing- und Produktspezialisten möchten die Zufriedenheit ihrer Kundschaft bezüglich der Produkte und des Sortiments feststellen. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Service braucht ein Feedback von der Kundschaft zu ihren Dienstleistungen. Die Webdesignerin oder der Webdesigner des Onlineshops benötigt von der Kundschaft regelmäßig die Information, ob der Onlineshop für sie benutzerfreundlich ist (z. B. mittels Web-Widget von Survio direkt im Onlineshop). Der oder die HR-Spezialist*in, der im Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu betreuen hat, wird es sicherlich begrüßen, wenn er über einfache Meinungsumfragen Informationen zur Mitarbeiterzufriedenheit am Arbeitsplatz bekommen kann. Man muss dann nicht die regelmäßigen Mitarbeitergespräche führen, die sehr zeitaufwendig sind. Alle brauchen Survio für ihre eigene Umfrage. Aus diesem Grunde entschied sich die Firma Strudel für das Abonnement MEDIUM – ein Multi-User-Konto mit fünf Konten. Mit einer Zahlung und einer Rechnung. Durch den ganzen Beschaffungsprozess wurde die Firma Strudel von Jana von Survio begleitet, die gerade solche Kunden betreut und eine sog. DEMO anbietet – ein Online-Gespräch, in dem sie alle Details erklärt und berät, wie man Survio in der konkreten Firma am besten nutzen könnte. Nach einem halben Jahr stellte die Firma Strudel fest, dass sie noch zwei weitere Konten hinzukaufen muss. Sie haben Jana angerufen und sie bereitete umgehend eine individuelle maßgeschneiderte Lösung vor. Die Firma Strudel bezahlte für die zwei zusätzlichen Konten einen Betrag nur bis Ende des Jahres und konnte ab sofort insgesamt sieben Konten nutzen.

Multi-User-Konto für Großunternehmen und andere Organisationen

Möchten Sie in einem Multi-User-Konto zum Beispiel 50 Kollegen und Kolleginnen führen? Oder mehrere komplette Teams im Rahmen eines Großunternehmens? Oder vielleicht alle Lehrer und Lehrerinnen einer Universität oder eines Gymnasiums? Oder vielleicht alle Ärzte und Ärztinnen eines Krankenhauses? Das alles ist möglich. Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie es machen können.

1. Sie beschaffen sich ein Multi-User-Konto mit der entsprechenden Anzahl der Benutzer. Jeder von den Benutzer*innen wird sich selbst bei Survio registrieren und ein Konto (eine normale FREE-Version) einrichten. Sie schicken dann von dem Hauptkonto des Besitzers eine E-Mail-Einladung, die alle Benutzer*innen bestätigent. Und ihr Konto wird somit zum Bestandteil des Multi-User-Kontos – sie kann also sämtliche Funktionen und Vorteile nutzen, die für das Multi-User-Konto gelten.
2. Sie wollen nicht, dass sich alle Benutzer*innen selbst registrieren müssen? Sie wollen, dass die Benutzer*innen nur mit freigegebenen Daten, die im Rahmen der Firma bereits benutzt werden, ihre Anmeldung durchführen? Dann beschaffen Sie sich das Abonnement „ENTERPRISE“ im Rahmen der Abonnement-Gruppe „BUSINESS“. Es ist ein Bestandteil der Single-Sign-On-Funktion (SAML 2.0). In Ihrem Authentisierungsserver stellen Sie lediglich bei der ausgewählten Belegschaft ein, wer über einen Zugriff auf Survio verfügen und welche Rolle (Rechte) sie haben wird; außerdem noch, zu welchem Team sie gehört. Die Mitarbeiter*innen können sich dann mit Hilfe der firmeneigenen Login-Daten anmelden und müssen sich bei Survio nicht registrieren. Die Seite, über die sich die Mitarbeiter*innen bei Survio anmelden, ist dem Design Ihrer Firma angepasst und enthält Ihr Firmenlogo. Für die Mitarbeiter*innen ist diese Seite somit vertrauenswürdig. Diese Funktion bietet Survio vorläufig nur für Großunternehmen als maßgeschneiderte Lösung.

Sie werden nicht nur bei Klein-, sondern insbesondere bei Großunternehmen die Möglichkeit schätzen, die Aktivitäten der einzelnen Benutzer*innen verfolgen zu können. Warum?

Beispiel: In der Aktivitätsliste sehen sie genau, wer was gemacht hat. Keiner der Mitarbeiter*innen kann sich dann also in dem Sinne herausreden, dass ihm jemand etwas gelöscht hat. Keiner der Mitarbeiter*innen kann behaupten, dass er die Meinungsumfrage bereits vor einer Woche durchgeführt hat, da im System zu sehen ist, dass er die Meinungsumfrage fünf Minuten vor dem Meeting erstellt hat Die Tätigkeiten der Mitarbeiter*innen auf deren Konten sind also transparent und die Ursache eines Problems oder ein Fehler kann leicht entdeckt werden.

Ein weiterer Grund, warum große Firmen eine Übersicht der Aktivitäten auf den einzelnen Konten schätzen, zeigt der folgende Fall:

Beispiel: Eine weltweite Marktforschungsagentur beschaffte ein Multi-User-Konto für 300 ihrer Mitarbeiter*innen. Anhand ihrer Pläne und Schätzungen hat die Agentur festgelegt, dass das Konto tatsächlich 300 Menschen benötigen werden. Nach einer gewissen Zeit, als die Agentur die Aktivitäten auf den Konten verfolgte, hat sie jedoch feststellen müssen, dass nicht alle Konten regelmäßig benutzt werden. Es wurden lediglich 280 Konten regelmäßig genutzt. Nach einer Rücksprache mit den Zweigstellen wurde festgestellt, dass sich nicht alle Mitarbeiter*innen für die Arbeit auf der Survio-Plattform Zeit haben, da sie andere Arbeitsaufgaben zu erledigen haben. Die Agentur kaufte daher für den nächsten Abrechnungszeitraum nur noch 280 Konten. Wenn die Agentur keine Aktivitätsliste zur Verfügung hätte, würde sie nie erfahren, dass sie die Kosten für die Nutzung der Survio-Plattform auf diese Art und Weise optimieren kann.

Multi-User-Konto für Agenturen, selbständig Erwerbstätige und ihre Kunden

Betreiben Sie eine Agentur und möchten Sie Ihren Kunden die besten Dienstleistungen anbieten? Beschaffen Sie sich ein Multi-User-Konto für Ihre Agentur und schicken Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine E-Mail-Einladung. Ihre Kunden und Kundinnen müssen sich dann um nichts kümmern. Den Preis für die Vermittlung des Kontos bei Survio rechnen Sie in den Gesamtpreis für Ihre Dienstleistungen mit ein. Stellen Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Rolle eines Editors oder einer Editorin ein, die lediglich die Arbeit mit dem eigenen Konto ermöglicht. Ihre Kundinnen und Kunden werden somit keine Einsicht in andere Konten haben. Diese Vorgehensweise, also die Bereitstellung eines Kontos an die Kundinnen und Kunden, ist mit den Geschäftsbedingungen von Survio völlig im Einklang.

Einzelne Funktionen des Multi-User-Konto im Detail

Die weiteren Absätze und Bilder helfen Ihnen, eine konkrete Vorstellung zu bekommen, wie die hier bis jetzt erwähnten smarten Tricks funktionieren.

Seats-System: Anzahl der Plätze für die Benutzer*innenr im Rahmen des Multi-User-Kontos

Das Seats-System können wir in der Praxis mit Sesseln in einem Kino vergleichen. Als Besucher können Sie zum Beispiel 10 Eintrittskarten kaufen und somit 10 Sessel (10 Konten) buchen. Diese Eintrittskarten gelten nur für einen einzigen Film, den Sie ausgewählt haben (Abonnement ELITE auf der Survio-Plattform). Zugleich ist es nur Ihnen überlassen, ob Sie auch Ihre Kolleg*innen, Freund*innen oder Kundinnen und Kunden ins Kino einladen und Ihnen diese gebuchten Sessel anbieten oder ob diese Sessel ungenutzt bleiben.

Abonnement

Survio funktioniert generell auf Basis eines Abonnements. Das Abonnement ist wie folgt aufgeteilt:

• Survio PERSONAL (MINI, STANDARD, ELITE) – mit Fokus vor allem auf B2C-Segmente, Kleinunternehmen und selbständig Erwerbstätige
• Survio BUSINESS (SMALL, MEDIUM, ENTERPRISE) – mit Fokus auf B2B-Segment

Sie müssen ein Upgrade auf eins der Abonnements Survio BUSINESS vornehmen, um das Multi-User-Konto nutzen zu können. Schauen Sie sich die Arten des Abonnements auf unserer Preisliste an.

Neben der Ausgangsanzahl der Benutzerkonten (Seats) können Sie auch eine unbeschränkte Anzahl von weiteren Benutzerkonten kaufen. Wenden Sie sich in dieser Angelegenheit mithilfe des Formulars direkt von der Survio-Plattform an unser Customer-Success-Team.

Sie können dann ein Abonnement nach Ihrem Bedarf kaufen, das für Sie nach maßgeschneidert wird. Folgendes können Sie anpassen:

• Anzahl der Antworten auf die Meinungsumfrage
• Anzahl der versandten E-Mails
• Kombination der verfügbaren Funktionen
• Support-Verfügbarkeit

Einladungen zum Multi-User-Konto

Sobald Sie in Survio ein Multi-User-Konto für Ihre Firma einrichten, können Sie per E-Mail-Einladung mit einer beschränkten Gültigkeit direkt in der App weitere Benutzer*innen einladen.

Ihre Kolleg*in oder Kund*in muss in der E-Mail die Einladung annehmen. Über den Link in der Einladung gelangt sie selbst auf die Survio–Plattform und bestätigt dort, dass sie dem Team angeschlossen werden möchte.

System der Benutzerrollen und Rechte für das Multi-User-Konto

Alle Benutzer*innen sind einer Dachorganisation untergeordnet. Unter dem Begriff Organisation ist eine Firma oder eine Einzelperson zu verstehen, an die Survio die Rechnungen für diese Dienstleistung ausstellt und die das Benutzerkonto mit der voreingestellten Benutzerrolle Besitzer verwaltet.

Das Multi-User-Konto enthält drei vordefinierte Benutzerrollen. Jede von diesen Rollen vergibt unterschiedliche Rechte bezüglich des Zugriffs auf die Einstellung des Teams und der sonstigen Dienstleistungen. Jedem von den eingeladenen Benutzer*in wird eine konkrete Rolle zugewiesen.

Editor*innen

Die Editor*in stellt eine normale Benutzer*in dar. Sie kann eine Meinungsumfrage erstellen und teilen, Antworten erheben und die Daten auswerten.

Administrator*in

Im Gegensatz zur Editor*in hat die Administrator*in das Recht am Team-Management (eine Benutzer*in einladen oder deaktivieren, ihre Rolle ändern, Sprache für das ganze Multi-User-Konto einstellen etc.). Sie hat ebenfalls Zugriff auf die Rechnungen und sieht die Art des Abonnements – kann sie jedoch nicht ändern.

Besitzer*in

Die Besitzer*in verfügt über einen vollen Zugriff auf die Dienstleistungen und die kompletten Einstellungen. Im Gegensatz zur Administrator*in kann sie die Rechnungsdaten ändern und für neue Benutzer*innen weitere Seats kaufen beziehungsweise löschen.

Konsolidierte Rechnungsstellung

Survio generiert für die Organisation für jeden Abrechnungszeitraum eine Rechnung, die alle Benutzerkonten einschließlich des Abonnements enthält. In der Praxis sieht es so aus, dass die Organisation eine Rechnung bekommt und eine Zahlung durchführt.

Eine Ausnahme ist dann ein zusätzlicher Einkauf der Seats für die Teammitglieder, wann die Organisation für diese neuen Benutzerkonten einen anteilsmäßigen Betrag zum Zeitpunkt der Erneuerung des Abonnements hinzuzahlt. Für diesen Zweck generiert Survio eine separate Rechnung.

Beispiel: Die Firma hat Survio BUSINESS ab 1. Januar 2021 gekauft. Das Abonnement wurde für ein Jahr, also bis zum 30. Dezember 2022 gekauft. Am 1. März 2021 stellte die Firma jedoch fest, dass sie noch fünf weitere Seats braucht. In diesem Fall wird eine weitere Rechnung für diese fünf neuen Seats erstellt, wobei der Preis ein anteilsmäßiger Betrag für den Rest des Jahres ist, hier also für zehn Monate. Ab dem nächsten Abrechnungszeitraum wird nur noch eine Rechnung erstellt, die auch diese fünf neuen Seats umfasst.

Die Besitzer*in kann die Rechnungsdaten direkt auf Survio editieren und die Rechnung wird anhand dieser Daten erstellt. Die Änderungen gelten immer für den nächsten Abrechnungszeitraum, eine bereits erstellte Rechnung kann also nicht geändert werden. Lediglich die Besitzer*in ist berechtigt, solche Änderungen vorzunehmen. Sollte es notwendig sein, eine Änderung in der bereits vorliegenden Rechnung vorzunehmen, müssen Sie sich an den Support der Survio-Plattform wenden.

Benutzerprofil

Alle Benutzer*innen verwalten die eigenen Identifikationsdaten (außer der E-Mail-Adresse) unabhängig von den Rechnungsdaten. Sie kann also im eigenen Konto zum Beispiel eine andere Sprache für die ganze App einstellen (dies ist von Vorteil, wenn Sie Zweigstellen im Ausland haben), das Passwort ändern oder einen Newsletter abonnieren. Alles erforderliche, was die Benutzer*in ändern kann, findet sie auf einer Seite. Die Identifikationsdaten der Benutzer*innen können im Rahmen der Organisation ebenfalls die Administrator*innen und Besitzer*innen verwalten.

Aktivitätsübersicht zu einzelnen Benutzer*innen

Wir wissen, dass Effizienz für Sie wichtig ist. Damit klar ist, wer im Rahmen des Teams Survio benutzt und wie, steht eine Übersicht der Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder zur Verfügung. Dieser Übersicht können die Besitzer und Administrator*innen aufrufen. Sie sehen dann die ganze Geschichte der Aktivitäten der Mitglieder und können diese Aktivitäten nach Zeit, Projekt oder konkretem Mitglied filtern. Dank dieser Übersicht kann auch die Ursache eines potenziellen Problems bei der Arbeit mit Meinungsumfragen und Daten einfach gefunden werden.

Testen Sie Survio auch in Ihrer Firma

Die Erstellung der Meinungsumfragen in der Survio-Plattform ist einfach. Es schafft jeder mit nur ein paar Klicks. Implementieren Sie Survio in Ihre Firmenprozesse und sparen Sie Zeit, Geld sowie Manpower. Möchten Sie mehr erfahren? Schauen Sie sich die Website an oder besuchen Sie unseren Blog. Wenn Sie eine Meinungsumfrageausfüllen, steht Ihnen unsere Hilfe jederzeit zur Verfügung; damit Sie alles meistern können. Beginnen Sie, Meinungsumfragen zu erstellen und erfahren Sie, ob Ihre Kundschaft oder Ihre Belegschaft zufrieden ist.