Zpovídáme naši HR: Využití Survio v personalistice

Všichni nadšenci do personalistiky, tento článek je právě pro vás! Andrea Novotná, s vámi v rozhovoru sdílí své zkušenosti z praxe – jak používat Survio v personalistice. Dotazníkům zdar a jdeme na to.

Andrejko, nejdřív nám řekni něco o sobě.

Jsem původem Slovenka, studovala jsem Univerzitu Tomáše Bati ve Zlíně – Fakultu ekonomiky a managementu, kde jsem se o HR začala poprvé zajímat. Po přestěhování do Brna v roce 2008 jsem začala pracovat v mezinárodní společnosti, kde jsem strávila 6 let, působila na různých pozicích, koordinovala lokální i globální EMEA projekty. Řídila jsem menší tým a následně se přesunula do nové divize se zaměřením na IT nábor. Po 6 letech jsem se přesunula na HR do IT firmy Webnode. Za tuto příležitost jsem nesmírně vděčná. Působila jsem tam krásných 8 let, poté jsem se rozhodla pro změnu. Od března 2021 působím v další srdcové firmě na HR, a to v Survio. 

Kdy jsi se poprvé setkala s dotazníky?

První jednoduchý zaměstnanecký dotazník jsem vytvořila v roce 2006 po dobu studia na Vysoké škole. Účelem dotazníku bylo zpracování bakalářské práce na téma „Motivační systém v korporátní společnosti“. Druhý též jednoduchý dotazník jsem vytvořila v roce 2007 pro své kamarády, se kterými jsem organizovala společný víkend a řešili jsme nejvhodnější termín a program.

Popiš svou zkušenost se Survio dotazníkem? Jaké jsou tvoje oblíbené funkce?

Poprvé jsem si produkt oťukala před svým nástupem do Survio a hlouběji jsem se s ním „spřátelila“ v prvních týdnech svého působení. Byla jsem mile překvapená, co vše se dá s produktem vytvořit, že mohu vytvořit dotazník nejen na spokojenost zaměstnanců, ale i na plánování firemních akcí, hodnocení jazykové výuky, zjištění motivace zaměstnanců, hodnocení benefitů, dotazník v náboru pro kandidáty a jejich zpětnou vazbu po ukončení výběrového řízení.

Co se týče funkcí, tak kromě klasické textové odpovědi či klasického výběru jedné a více odpovědí, využívám:

• možnost zvolit si obrázek jako odpověď,
• seřazení od nejvíce po nejméně důležitých oblastí,
• Net Promoter Score,
• vytvoření pravidla např. pokud respondent odpoví na první otázku „NE“, tak nemusí již dále odpovídat,
• dále funkce volba jazykové mutace,
• oznámení o vyplnění dotazníku na můj email s přidáním všech odpovědí do emailu atp.

Výstup generuji buď jako souhrnné nebo jednotlivé odpovědi ve formátech PDF, PPTX, DOCX, XLSX, CSV nebo Google Sheets.  

Dotazník jsem pokaždé vytvořila během pár minut (od jednoduchého za 3 minuty do složitějšího za 10-15 minut), záleží kolik otázek mám nachystaných, jakým stylem chci formulovat a sbírat data, jaké funkce chci použít, jak moc si s tím vyhraju. Vše si spravuji a tvořím sama, je to opravdu rychlé a velice jednoduché. Dotazník si mohu vytvořit i přes mobil, kdykoliv ho upravit či kompletně změnit. 

Pro základní i pokročilejší funkce doporučuji shlédnout video na Youtube, kde naše úžasné holky popisují všechny možnosti využití dotazníku v personalistice.

Není to neosobní ptát se na názor zaměstnanců přes dotazník?

Prvně musím říct, že je nevyhnutné potkávat se se zaměstnanci osobně. Denně se potkávat v kanceláři, sdílet novinky, ptát se na názor a potřeby lidí, naslouchat, sbírat zpětnou vazbu. Pokud někoho pár dní nevidím v kanceláři, napíšeme si na Slacku, máme velice aktivní vzájemnou interakci. Naštěstí se Survio vrátilo z home office zpět do kanceláří v průběhu léta, tak se můžeme denně potkávat. 

Ještě k té neosobnosti. Ono nelze pouze odeslat dotazník, kouknout na výstup, poslat na management a založit do složky bez odezvy. Je však dobré to kombinovat. Spousta firem mají plně zavedený home office či hybridní režim, kdy se s lidmi nemůžou denně potkávat osobně, neznají potřeby, názory a pocity svých týmů. Pak může být dotazník řešením. A mnohdy vám zaměstnanci řeknou víc v dotazníku než jeden na jednoho, i díky tomu, že mají víc času přemýšlet nad odpovědí. 

Jak je v Survio nastavená komunikační strategie?

Máme sepsanou celofiremní strategii, to je samozřejmostí. Od ní se odvíjí strategie jednotlivých týmů (strategie marketingová, vývojářského týmu, zákaznické péče, produktová a HR strategie). Tento rok jsme rozběhli kvartální celofiremní CEO prezentace a HR kvartální celofiremní průzkumy. Kvartální HR průzkum je anonymní. Po sběru dat si plánuji HR 1:1 setkání se všemi zaměstnanci (nyní je nás 30), kde jednotlivcům představím výstup z celofiremního průzkumu a probereme co je potřeba. 

Spolu s kvartální CEO prezentaci a HR 1:1 pokecu máme měsíční management meeting, měsíční týmové porady, měsíční produktový grooming prezentovaný pro celou firmu, dvoutýdenní vývojářské sprinty a denní standup meetingy. 

Jaké typy dotazníků vytváříš?

V Survio jsem zatím krátce, ale již jsem odeslala 9 dotazníků na různá témata, například zpětnou vazbu na návrat do kanceláří, na home office práci, cvičení jako benefit, sportovní výzvy, zábavný program na večer, na letní a zimní teambuilding, vyhodnocení letního teambuildingu, hodnocení výuky anglického jazyka (je v procesu). Na vyplnění kvartálního průzkumu stanovím termín cca 2 týdny, pro operativní dotazníky pár dní nebo bez udání deadline.

Před časem jsem spustila dotazník pro zaměstnance, kteří úspěšně ukončili zkušební dobu a dobu určitou (1 rok), s celkovým počtem 14 otázek. Sbírám v nich zpětnou vazbu na školící proces, adaptaci, spokojenost s pozicí, pracovním prostředím a vybavením, týmem, na školení a další rozvoj. Po vyplnění dotazníku si dáme kafe a neformálně zhodnotíme uplynulé období.

Jakou máš odezvu na vyplnění dotazníků?

Z celkového počtu 30 zaměstnanců dostávám v průměru 23 zpětných reakcí, tedy 76% úspěšnost. Máme 2 zaměstnance pracující v Mexiku, kteří nemají přímou součinnost s našim CZ prostředím, proto některé dotazníky nevyplňují, tím se počet odpovědí taky snižuje. Číslo zpětných reakcí je však krásné, 100% úspěšnost nelze očekávat.

Andreo, děkujeme ti za sdílení tvých zkušeností, věříme že budou povzbuzením a inspirací i pro další HR specialisty a specialistky, co chtějí využívat dotazníky ve své praxi.